Tag

Behoud de controle over de e-mails op je werk

E-mail maakt de communicatie op de werkvloer sneller en efficiënter, maar kan ook overweldigend zijn. Heb jij op je werk het gevoel dat er maar geen einde komt aan die ellenlange lijst mails die je nog moet beantwoorden? Lees deze tips er dan eens op na.

Verzend minder

Dit betekent niet dat je het in het vervolg moet nalaten belangrijke memo’s te versturen of bepaalde mensen moet verwijderen. Maar denk wel twee keer na voor je op ‘verzenden’ klikt, zeker als je ‘iedereen beantwoorde/reply all’ koos en het om een grote groep mensen gaat. Wil je gewoon een bedankje sturen naar een persoon, kies dan zeker niet voor ‘reply all’.

Stel een schema op

Maakt je computer een geluid als je een e-mail ontvangt? Zet het dan af. Denk eens na over hoe vaak je dagelijks eigenlijk je e-mail zou moeten controleren. Een keer per dag? Drie keer per dag? Het is makkelijker om al je mails in één keer te verwerken dan de hele dag ermee bezig te zijn. Verwerk bijvoorbeeld al je mails meteen als je aankomt op het werk, rond de middag en op het einde van de dag.

Gebruik de technologie

Maak gebruik van een goede spamfilter om de overbodige mails te verwijderen. Maak mappen aan voor de e-mails met lage prioriteit. Die mappen kun je zo vaak als het nodig is verwerken, bijvoorbeeld om de twee dagen.

Organiseer

Maak mappen aan waarin je je mails kwijt kunt als je ze gelezen hebt. Zo lijkt de hoeveelheid mails in je inbox minder overweldigend. Het maakt het ook makkelijker om je mails later terug te vinden.

Wees niet te kort

Het is een goede gewoonte je e-mails zo kort mogelijk te houden. Maar als je op een mail antwoordt waarin verschillende manieren staan om een probleem op te lossen, kun je niet gewoon antwoorden met “klinkt goed”. Als je dat antwoordt, zul je snel een andere mail krijgen met de vraag welke oplossing je goed vindt klinken.

Tags , , , ,

Blunders in je werkmail vermijden

E-mailberichten zijn tegenwoordig niet meer uit het bedrijfsleven weg te denken. Het is dan ook een uiterst snel en efficiënt communicatiemiddel. Maar net hierdoor worden sommigen onder ons onzorgvuldig. Slechte en ongepaste mails kunnen je in verlegenheid brengen of zelfs tot problemen leiden met je baas.

Wanneer je op je werk bent, houd je best je privémails van de werkvloer. Met een verkeerde druk op de knop gaat je mail heel het bedrijf rond. In het slechtste geval gaat de mail heel de wereld rond. Dit soort incidenten zijn erg pijnlijk en kunnen zelfs groeikansen verkleinen.

Raadpleeg de volgende tips om te komen tot een goede en zinvolle mail.

Kort en krachtig

Zorg ervoor dat je mails niet te langdradig worden. Ook al heb je erg veel informatie door te spelen aan je collega’s, het beste is deze dan persoonlijk te vertellen. Informatie in mails wordt vaak niet grondig genoeg gelezen en hierdoor kunnen misverstanden ontstaan. Wanneer je toch lange mails schrijft, werk dan in paragrafen zodat het overzicht bewaard blijft .

Vermijd gevoelige informatie

Bedrijfsgevoelige informatie kan je best niet in een mail opnemen. Het zou niet de eerste keer zijn dat een ontvanger de mail per ongeluk ‘forward’ naar een klant of leverancier. Dit kan pijnlijke consequenties tot gevolg hebben. Je gaat er dus best altijd vanuit dat, naast je ontvanger, ook andere mensen de mail kunnen lezen. Denk dus grondig na vooraleer je op “send” klikt.

De keuze tussen mail en persoonlijke gesprekken

Denk goed na vooraleer je bepaalde dingen in een mail zet. Wanneer je bijvoorbeeld erg boos bent op een collega, is het aan te raden om je gevoelens en gedachten niet in de mail te zetten. Misschien denk je een dag later alweer helemaal anders over de situatie, maar de mail blijft je wel achtervolgen.

Vergeet ook niet dat sarcasme of andere nuances in mails soms slecht of helemaal niet juist worden overgenomen. Het kan dus zijn dat iemand zich aangevallen voelt door je mail. Terwijl deze persoon je niets zou kwalijk nemen als je hetzelfde tegen hem of haar zei van persoon tot persoon.

Stuur enkel mails naar mensen die het nodig hebben

Wanneer je een mail forward naar iemand, zorg er dan voor dat deze persoon boodschap heeft aan je mail. Hetzelfde geldt voor de ‘reply all’-knop. Vaak zijn deze reacties enkel bedoelt voor de verzender en niet voor iedereen die de originele mail ontving.

Maak geen fouten

Fouten in mails zijn ongelofelijk irritant, zeker voor mensen die veel met taal bezig zijn. Indien je twijfelt over de schrijfwijze van een bepaald woord of een naam, zoek ze dan zeker op. Veel mensen vinden het erg vervelend wanneer je hun naam of bepaalde woorden foutief spelt.

Tags , , , ,