Chatten ontstond oorspronkelijk om vrienden te maken of om met ze in contact te blijven, maar het is ook een handig communicatiemiddel in de zakenwereld. Je kunt bijvoorbeeld met klanten, collega’s en je baas chatten. Het gaat snel en het bespaart heel wat geld en tijd.
Wat wel noodzakelijk is, is de opstart van een eigen zakenaccount, naast je persoonlijke chataccount. Op die manier houd je werk en privé gescheiden, zodat klanten je niet op elk moment van de dag kunnen lastig vallen. Er is bovendien een zekere etiquette aanwezig in het chatwereldje, zeker als je wil zaken doen. Een overzicht…
Creëer je eigen identiteit
Als je een schuilnaam (nickname) kiest, zorg er dan voor dat je geen te jonge naam kiest zoals ‘Ventje24’ of ‘HotStuff69’. Om je professionele eigenheid te bewaren, houd je het best zakelijk en simpel. Als je gewenste schuilnaam al gekozen is, kan je er een nummer aan toevoegen. Een mogelijkheid is bijvoorbeeld je nummerplaat. Die is uniek en makkelijk te onthouden. Je kan ook je afdeling op het werk, bijvoorbeeld ‘verkoop’, toevoegen aan je schuilnaam.
Aanwezigheidsicoon
In chatprogramma’s is er vaak de mogelijkheid om je aan- of afwezigheid aan te duiden. Bij sommige programma’s kan je laten weten dat je in een vergadering zit. Maak dus gebruik van het afwezigheidsicoon zodat je je zakenpartners niet frustreert door aan te geven dat je aanwezig bent, maar eigenlijk al een tijdje niet meer achter de pc zit.
Lees eerst na voor je je boodschap verstuurt
Lees je woorden goed na voor je op enter drukt. In conflictueuze situaties kan één verkeerd woord je in een lastig parket brengen. Controleer ook de spelling en intonatie voor je een bericht de wereld instuurt. Als je toch een foutje hebt verzonden, verbeter dan de foutjes in een nieuwe boodschap tussen sterretjes. Dat wijst op je wil om het goed te doen.
Wees beleefd en denk aan je taal
In het chatwereldje word je niet beoordeeld op je huidskleur, ogen, kapsel, gewicht, leeftijd of kledij. Wat wel van groot belang is, is de kwaliteit van je berichten en je beleefdheid. Wees dus altijd vriendelijk en professioneel en kies de juiste woorden. Tijdens een gesprek zijn spelling en grammatica ook erg belangrijk. Probeer een positieve intonatie te hanteren, zodat de persoon aan de andere kant zich niet geviseerd voelt.
Kies de juiste lettertypes, kleur, animaties, …
Enkel hoofdletters in je berichten gebruiken, is onbeleefd. Het geeft aan dat je aan het schreeuwen bent of dat je een agressieve bui hebt. Gebruik als lettergrootte ook telkens 10 of 12 en houd je lettertype sober. Kies niet voor tierlantijntjes, maar houd het neutraal met lettertypes als Arial of Times New Roman. Houd die leuke animaties ook maar achterwege als je een professionele chatsessie wenst te houden.
Gebruik geen vakjargon, informeel taalgebruik en afkortingen
Vakjargon, afkortingen en informeel taalgebruik kunnen handig zijn als je geen zin hebt om veel te typen, maar het komt erg onprofessioneel over. Als je contactpersoon niet vertrouwd is met afkortingen zoals LOL (laughing out loud) of W817 (wacht eens even), kan het hem in de war brengen en hem een vervelend gevoel bezorgen. Je mag smilies gebruiken, maar beperk je tot de simpele emoticons.
Luister en schenk aandacht
Toon dat je luistert en geef bevestigingen zoals ‘OK’, ‘zeker’, ‘absoluut’, ‘super’, ‘ik begrijp wat je wil zeggen’… Als je contactpersoon iets vraagt waarop je niet meteen een antwoord weet, zeg dan niet onmiddellijk ‘geen idee’. Geef toe dat hij een goede vraag stelde en vraag of hij even wil wachten terwijl jij het antwoord opzoekt. Vermijd tevens ook chatsessies met meerdere personen. In drukke conversaties kan je sommige antwoorden over het hoofd zien, zodat de essentie verloren gaat.
Ga niet rushen
Geef mensen genoeg tijd om te reageren. Stel ook geen tien vragen tegelijk om je correspondent niet te gaan irriteren. Op die manier lijk je eerder af te stevenen op een vragenuurtje dan een dialoog.
Let op met humor
Humor is cultureel bepaald. Sommige mensen vinden zaken aanstootgevend, terwijl anderen er geen erg in hebben. Weet dus met wie je praat en houd je op de vlakte als je niet weet welke humor de andere weet te appreciëren.
Chatten kan je helpen met (zaken)relaties op te bouwen, maar het is belangrijk dat je het goed aanpakt. Zorg ervoor dat je je contactpersoon en zijn gebruiken of voorkeuren kent voor je uitpakt met grappen, afkortingen en andere zaken. Als je zakenpartner liever even telefoneert, bel je hem best op.