Een rommelige werkomgeving lijkt wel hét kenmerk van drukke en hardwerkende mensen. Je zal echter op een bepaald moment wel moeten opruimen. Velen onderschatten het belang van een geordende werkplek en wijzen dan meestal op die een of twee warhoofden die toch succesvol zijn. Dat zijn echter uitzonderingen. Zelfs de grootste warhoofden hebben meestal wel een verborgen orde in de chaos.
Zoek een systeem
Kan je goed data onthouden, niet per se precieze data maar tijdsperiodes? Of deel je alles in hokjes in, volgens onderwerp?
Als je volgens thema’s denkt, kan je best ringmappen gebruiken en alles per onderwerp indelen. Je zal efficiënter kunnen werken als alles van eenzelfde thema bij elkaar zit, zodat je in een oogopslag kan overzien hoe ver je al staat.
Denk je volgens data, dan is een geordende archiefkast waarschijnlijk beter voor jou. Chronologische denkers kunnen meestal iets beter tegen rommel. Maar dat komt eenvoudigweg doordat de oudste dingen onderaan de stapel rommel liggen (tot hij omvalt natuurlijk).
Ruim elke dag een beetje op
Probeer elke dag een beetje te doen. Leg ’s avonds, voor je naar huis gaat, alles terug op z’n plek. Stop dossiers terug in de juiste map en zet de map mooi weer in de kast. Het is veel aangenamer om ’s ochtends in een opgeruimd kantoor aan te komen. Je bespaart je uiteindelijk veel tijd.
Na een tijd zal de rommel zich langzaamaan toch weer beginnen ophopen, probeer om de twee maanden een voor- of namiddag uit te trekken om op te ruimen. Behandel het als eender welke andere taak. Plan het echt in en zoek de zwakke punten van je systeem. Splits mappen op die te vol zitten, kijk of je niets verkeerd geklasseerd hebt, enz.
Houd de dringende zaken apart
Er zijn altijd dingen die belangrijker zijn dan anderen. Probeer een aparte map te houden voor zaken die eerst afgewerkt moeten worden. Het is ook sterk aan te raden om op je bureau een kalender te hebben. Natuurlijk kan de computer ook aangeven welke dag het is, maar een kalender zal je meer met de datum confronteren. Als je een deadline opgegeven krijgt, schrijf hem dan op die kalender, zo heb je steeds een overzicht van wat je tegen wanneer moet afwerken.
Houd je computer op orde
Probeer zo veel mogelijk via e-mail te krijgen, dan heb je minder papier dat je kwijt kan raken. Maar zorg dat ook je computer geordend is, vertrouw niet enkel op de verkenner of andere zoekmethoden om documenten terug te vinden. Zorg dat alles per thema of chronologisch in mappen staat, afhankelijk van wat het beste voor jou werkt.
Neem de tijd om een eigen systeem te ontwikkelen en in de praktijk te brengen. Een geordende geest in een geordende werkplek werkt immers veel efficiënter dan een chaoot in een rommelhoop.