Iemand vertellen dat hij zijn job kwijt is, is allesbehalve een prettige taak. Je kan verbloemende uitdrukkingen gebruiken zoals “We zullen je moeten laten gaan.” Maar hoe je het ook verwoordt, hoe je het ook draait of keert, de werknemer moet opkrassen en vindt dat vaak niet leuk. Dit artikel kan je helpen de juiste overwegingen te maken bij het ontslaan van een medewerker.
Ontslag als laatste redmiddel
Ga progressief te werk en kondig een eventueel ontslag als maatregel voor slecht functioneren ruimschoots op voorhand aan. Zo komt het ontslag niet als een donderslag bij heldere hemel en krijgt je medewerker de kans zijn job te verdedigen door het gewenste gedrag te vertonen. Veel human resourceshandboeken raden dan ook een vaste procedure aan: mondelinge waarschuwing bij een eerste inbreuk, schriftelijk bij een tweede, schorsing bij de derde en ontslag bij de vierde inbreuk.
Wees duidelijk
Maak regelmatig duidelijk wat er wordt verwacht en op welke gronden ontslag kan steunen. Zo zorg je voor een goede verstandhouding tussen jezelf en je medewerker. Duidelijk aangeven wat je verwacht en waarom je iemand ontslaat, voorkomt ook dat overige medewerkers onzeker worden over hun eigen job wanneer een collega ontslagen wordt.
Hoe beslissen?
Niet alle ontslagbeslissingen zijn even voor de hand liggend. Als het gaat om diefstal, fysieke agressie of valsheid in geschrifte, is ontslag op staande voet vaak een onomstreden sanctie.
Maar wat met onverschillige telaatkomers, medewerkers die steevast onvriendelijk zijn tegen klanten of frequente afwezigen? In zo’n geval kan je het progressieve systeem met verwittigingen gebruiken, waarbij ontslag volgt voor de onverbeterlijke medewerker.
Erger wordt het wanneer een medewerker van diefstal of seksuele intimidatie beschuldigd wordt. Als manager kan je op zo’n beschuldiging het beste reageren door de medewerker enkele dagen betaald verlof te geven, zodat je de zaak ten gronde kan onderzoeken. Het is zonder meer fout om een vermoeden of beschuldiging meteen als correct te beschouwen en de beschuldigde te straffen (bijvoorbeeld met ontslag) zonder grondig onderzoek en bewijs.
Redenen voor ontslag
Kenmerken die eigen zijn aan de persoon mogen geen reden zijn voor ontslag. Zo mag iemand niet ontslagen worden omdat hij of zij te oud is. Geloofsovertuiging, huidskleur, afkomst, burgerlijke staat, ziekten, letsels of een handicap en geslacht mogen niet in overweging worden genomen bij zowel het aanwerven als het ontslaan van medewerkers. Uiteraard kan een of meerdere van deze kenmerken wel in aanmerking worden genomen als het al dan niet aanwezig zijn van het kenmerk de jobuitoefening bemoeilijkt of belet.
Algemene tips
• Ontsla respectvol
Maak je beslissing niet en plein public bekend. Geef uitleg over je ontslagbeslissing. Zorg ervoor dat je medewerker het bedrijf respectvol kan verlaten: voldoende tijd en niet buitengezet door twee veiligheidsagenten.
• Kies het juiste moment
Wees tactvol in het kiezen van het juiste moment om je beslissing bekend te maken. Uit onderzoek is gebleken dat maandag de meest aangewezen dag is om een ontslagbeslissing bekend te maken.
• Zorg voor een getuige en schriftelijke documenten
Vraag iemand van de personeelsdienst aanwezig te zijn. Dat is meestal ook nodig om het ontslag administratief te verwerken. Zorg voor schriftelijke documenten van de ontslagprocedure en de eventuele verwittigingprocedure die eraan voorafging.
• Vraag raad aan een jurist
Werknemers zijn onderhevig aan en worden beschermd door uiteenlopende wetten en persoonsspecifieke regelingen. Vraag raad aan een expert ter zake om de ontslagbeslissing op een legaal correcte manier af te handelen.