Jobinformatie

E-mail maakt de communicatie op de werkvloer sneller en efficiënter, maar kan ook overweldigend zijn. Heb jij op je werk het gevoel dat er maar geen einde komt aan die ellenlange lijst mails die je nog moet beantwoorden? Lees deze tips er dan eens op na.

Verzend minder

Dit betekent niet dat je het in het vervolg moet nalaten belangrijke memo’s te versturen of bepaalde mensen moet verwijderen. Maar denk wel twee keer na voor je op ‘verzenden’ klikt, zeker als je ‘iedereen beantwoorde/reply all’ koos en het om een grote groep mensen gaat. Wil je gewoon een bedankje sturen naar een persoon, kies dan zeker niet voor ‘reply all’.

Stel een schema op

Maakt je computer een geluid als je een e-mail ontvangt? Zet het dan af. Denk eens na over hoe vaak je dagelijks eigenlijk je e-mail zou moeten controleren. Een keer per dag? Drie keer per dag? Het is makkelijker om al je mails in één keer te verwerken dan de hele dag ermee bezig te zijn. Verwerk bijvoorbeeld al je mails meteen als je aankomt op het werk, rond de middag en op het einde van de dag.

Gebruik de technologie

Maak gebruik van een goede spamfilter om de overbodige mails te verwijderen. Maak mappen aan voor de e-mails met lage prioriteit. Die mappen kun je zo vaak als het nodig is verwerken, bijvoorbeeld om de twee dagen.

Organiseer

Maak mappen aan waarin je je mails kwijt kunt als je ze gelezen hebt. Zo lijkt de hoeveelheid mails in je inbox minder overweldigend. Het maakt het ook makkelijker om je mails later terug te vinden.

Wees niet te kort

Het is een goede gewoonte je e-mails zo kort mogelijk te houden. Maar als je op een mail antwoordt waarin verschillende manieren staan om een probleem op te lossen, kun je niet gewoon antwoorden met “klinkt goed”. Als je dat antwoordt, zul je snel een andere mail krijgen met de vraag welke oplossing je goed vindt klinken.

communicatie, communiceren, e mail, mailbox, mailen

Dit bericht is gepost op 5 June 2008 om 13:07 uur en is geplaatst in Werkomgeving.