Het is al moeilijk om tijd te vinden om een vakantie te plannen laat staan om vakantie te nemen. Of toch niet?
Niemand is onmisbaar. Wanneer je de enige bent die weet hoe je iets moet doen of als enige over iets mag beslissen, kan je je carrière in de weg staan. Je collega’s zullen je zien als een controlefreak die niet kan delegeren of niet efficiënt kan omgaan met zijn tijd.
Het is echt wel mogelijk om vakantie te nemen. Je moet alleen alles op voorhand plannen en je er ook aan houden.
Tref voorbereidingen
• Plan op voorhand
Bekijk je toekomstige projecten en deadlines en zorg dat je op schema zit. Doe zoveel mogelijk dingen op voorhand en bouw wat voorsprong op, zodat je gewapend bent tegen onverwachte vertragingen. Wanneer je goed voorbereid bent, zal je het gemakkelijker vinden om het kantoor te verlaten.
• Organiseer
Maak mapjes aan met daarop ‘dringend’, ‘terugbellen’, ‘te bekijken’, en ‘te lezen’, zodat om het even wie je post kan sorteren. Door deze mapjes centraal op je bureau te leggen zal je de papieren mooi geordend terugvinden. Je zult terugkeren naar een georganiseerd bureau.
• Delegeer
Bepaal op voorhand wie je verantwoordelijken zal overnemen, informeer de persoon in kwestie en verzeker je er van dat hij het begrijpt.
• Breng klanten op de hoogte
Breng je klanten op de hoogte van je reisplannen. Een persoonlijke aanpak is belangrijk. Stel je auto reply van je e-mail in met contactgegevens voor tijdens je afwezigheid en doe hetzelfde met je voicemail.
• Koop tijd
Programmeer je voicemail als of je een dag weg bent en pas de dag nadien kan antwoorden, als dat mogelijk is. Op die manier heb je nog een hele dag om dringende zaken af te werken.
Neem de druk weg
• Deel in
Gebruik dezelfde ijver en doelmatigheid op vakantie als op je werk. Fixeer je gedachten op zon en plezier. Wanneer je toch aan je werk begint te denken, verdring dat dan. Gebruik je vakantie niet om je zorgen te maken over je werk.
• Vermijd ‘schermen’
Zet je gsm af, laat de pda en laptop thuis en weersta de verleiding om in te loggen in je hotel. Vermijd kranten en televisiejournaals als het je doet denken aan de je werk. Je doet jezelf of je werknemers geen plezier wanneer je ‘half’ op vakantie bent. Maak je geen zorgen om je werk en relax.
• Voorzie een noodnummer
Laat een nummer achter waarop je bereikbaar bent, maar maak duidelijk dat het alleen voor noodgevallen is. Laat je niet verleiden om dagelijks gebeld te worden, want op die manier is de verleiding zeer groot om een deel van je vakantie aan je werk te spenderen.
Terugkomst op de werkvloer
• Blijf rustig
Praat rustig met je collega’s, ga lunchen en voorkom dat je tijdens de eerste dag al terug onder stress staat.
• Neem een presentje mee
Breng iets mee voor de mensen die je verantwoordelijkheden en taken hebben overgenomen tijdens je afwezigheid. Kies voor chocolade of andere lekkernijen van je reisbestemming en koop geen individuele cadeautjes. Op die manier zullen ze je een attente leider vinden.
• Organiseer je tijd
Heb er vertrouwen in dat je collega’s je mapjessysteem juist gebruikt hebben en weersta de verleiding om alles te bekijken. Onderneem actie en begin met de dringende zaken. Check ook even je voicemailboodschappen en e-mails alvorens te beginnen.
Ze redden het zonder jou ook wel
Door vakantie te nemen ontspan je en kan je achteraf weer voluit gaan. Stop met denken dat alles fout zal lopen zonder jou. Wie zijn afwezigheid goed voorbereidt, kan zonder al te veel problemen en chaos de draad weer opnemen.