Jobinformatie

Heb je het gevoel dat je niet genoeg gedaan krijgt op het werk? Waarschijnlijk ben je niet de enige. Op een werkweek van 40 uur is het haast onmogelijk voortdurend te werken.

Wat zijn de oorzaken van dit gebrek aan productiviteit? Sommigen de schuld al snel steken op het management of slechte communicatie. Anderen zullen zeggen dat er te veel vergaderingen zijn. Nog anderen hebben collega’s die te veel praten. Je hebt misschien geen controle over deze factoren, maar je kunt wel stappen ondernemen om de vele afleidingen zoveel mogelijk te beperken.

Als je een deur hebt, sluit die dan

Niet iedereen heeft een kantoor met een deur. Tegenwoordig hebben veel werknemers zelfs geen kantoor meer. Open werkplekken met eventueel zelfs flexibele plaatsen zijn al jarenlang in de mode. Maar als je toch nog een van de gelukkigen met een eigen kantoor bent, twijfel dan niet om deze te sluiten als je je echt moet concentreren. Als je niet onbeleefd wilt overkomen, zeg dan even tegen je collega’s dat je een belangrijk telefoontje moet doen of een deadline moet halen.

Stel een schema op

Als je na iedere dag een schema opstelt met daarin alles wat je die dag gedaan hebt, krijg je al snel een beter idee van waar het grootste gedeelte van je werkdag inkruipt. Neem er al je vergaderingen in op, de telefoons die je moet doen, de teksten die je moet verwerken, etc. Maar neem ook je ‘vrije tijd’ erin op.

Zet je gsm af

Krijg je voortdurend onvoorziene telefoontjes en sms’jes? Waarschijnlijk zijn die onderbrekingen de oorzaak van je verminderde productiviteit. Zet je gsm af en controleer om het uur of je belangrijke berichten gekregen hebt.

Verandering van omgeving

Sta je onder druk om een project af te werken en kun je je niet concentreren? Heb je er al eens aan gedacht om van omgeving te veranderen? Werk bijvoorbeeld van thuis uit. Als dat niet mogelijk is, kun je altijd op zoek gaan naar een leeg vergaderzaaltje of kantoor.

Stop met voortdurend je mails te checken

Herinner je je de dagen nog voordat e-mail bestond? Wel, niemand doet dat. Vandaag controleert bijna iedereen voortdurend zijn mailbox. Behoud de controle over je e-mails en limiteer de tijd die je eraan kan besteden.

Maak overuren

Kun je echt niet aan de verleiding van je pratende collega’s weerstaan? Blijft je telefoon maar rinkelen? Probeer dan iets vroeger te komen ’s morgens of blijf iets langer ’s avonds. Op die manier maak je de verloren tijd weer goed.

E-mail maakt de communicatie op de werkvloer sneller en efficiënter, maar kan ook overweldigend zijn. Heb jij op je werk het gevoel dat er maar geen einde komt aan die ellenlange lijst mails die je nog moet beantwoorden? Lees deze tips er dan eens op na.

Verzend minder

Dit betekent niet dat je het in het vervolg moet nalaten belangrijke memo’s te versturen of bepaalde mensen moet verwijderen. Maar denk wel twee keer na voor je op ‘verzenden’ klikt, zeker als je ‘iedereen beantwoorde/reply all’ koos en het om een grote groep mensen gaat. Wil je gewoon een bedankje sturen naar een persoon, kies dan zeker niet voor ‘reply all’.

Stel een schema op

Maakt je computer een geluid als je een e-mail ontvangt? Zet het dan af. Denk eens na over hoe vaak je dagelijks eigenlijk je e-mail zou moeten controleren. Een keer per dag? Drie keer per dag? Het is makkelijker om al je mails in één keer te verwerken dan de hele dag ermee bezig te zijn. Verwerk bijvoorbeeld al je mails meteen als je aankomt op het werk, rond de middag en op het einde van de dag.

Gebruik de technologie

Maak gebruik van een goede spamfilter om de overbodige mails te verwijderen. Maak mappen aan voor de e-mails met lage prioriteit. Die mappen kun je zo vaak als het nodig is verwerken, bijvoorbeeld om de twee dagen.

Organiseer

Maak mappen aan waarin je je mails kwijt kunt als je ze gelezen hebt. Zo lijkt de hoeveelheid mails in je inbox minder overweldigend. Het maakt het ook makkelijker om je mails later terug te vinden.

Wees niet te kort

Het is een goede gewoonte je e-mails zo kort mogelijk te houden. Maar als je op een mail antwoordt waarin verschillende manieren staan om een probleem op te lossen, kun je niet gewoon antwoorden met “klinkt goed”. Als je dat antwoordt, zul je snel een andere mail krijgen met de vraag welke oplossing je goed vindt klinken.

E-mailberichten zijn tegenwoordig niet meer uit het bedrijfsleven weg te denken. Het is dan ook een uiterst snel en efficiënt communicatiemiddel. Maar net hierdoor worden sommigen onder ons onzorgvuldig. Slechte en ongepaste mails kunnen je in verlegenheid brengen of zelfs tot problemen leiden met je baas.

Wanneer je op je werk bent, houd je best je privémails van de werkvloer. Met een verkeerde druk op de knop gaat je mail heel het bedrijf rond. In het slechtste geval gaat de mail heel de wereld rond. Dit soort incidenten zijn erg pijnlijk en kunnen zelfs groeikansen verkleinen.

Raadpleeg de volgende tips om te komen tot een goede en zinvolle mail.

Kort en krachtig

Zorg ervoor dat je mails niet te langdradig worden. Ook al heb je erg veel informatie door te spelen aan je collega’s, het beste is deze dan persoonlijk te vertellen. Informatie in mails wordt vaak niet grondig genoeg gelezen en hierdoor kunnen misverstanden ontstaan. Wanneer je toch lange mails schrijft, werk dan in paragrafen zodat het overzicht bewaard blijft .

Vermijd gevoelige informatie

Bedrijfsgevoelige informatie kan je best niet in een mail opnemen. Het zou niet de eerste keer zijn dat een ontvanger de mail per ongeluk ‘forward’ naar een klant of leverancier. Dit kan pijnlijke consequenties tot gevolg hebben. Je gaat er dus best altijd vanuit dat, naast je ontvanger, ook andere mensen de mail kunnen lezen. Denk dus grondig na vooraleer je op “send” klikt.

De keuze tussen mail en persoonlijke gesprekken

Denk goed na vooraleer je bepaalde dingen in een mail zet. Wanneer je bijvoorbeeld erg boos bent op een collega, is het aan te raden om je gevoelens en gedachten niet in de mail te zetten. Misschien denk je een dag later alweer helemaal anders over de situatie, maar de mail blijft je wel achtervolgen.

Vergeet ook niet dat sarcasme of andere nuances in mails soms slecht of helemaal niet juist worden overgenomen. Het kan dus zijn dat iemand zich aangevallen voelt door je mail. Terwijl deze persoon je niets zou kwalijk nemen als je hetzelfde tegen hem of haar zei van persoon tot persoon.

Stuur enkel mails naar mensen die het nodig hebben

Wanneer je een mail forward naar iemand, zorg er dan voor dat deze persoon boodschap heeft aan je mail. Hetzelfde geldt voor de ‘reply all’-knop. Vaak zijn deze reacties enkel bedoelt voor de verzender en niet voor iedereen die de originele mail ontving.

Maak geen fouten

Fouten in mails zijn ongelofelijk irritant, zeker voor mensen die veel met taal bezig zijn. Indien je twijfelt over de schrijfwijze van een bepaald woord of een naam, zoek ze dan zeker op. Veel mensen vinden het erg vervelend wanneer je hun naam of bepaalde woorden foutief spelt.

Sinds de nieuwe technologieën is het niet meer zo moeilijk voor de werkgever om zijn werknemers te controleren tijdens het werk.

De meeste controles gebeuren online. Bedrijven houden in de gaten waar hun werknemers juist naartoe surfen, en lezen soms zelfs hun e-mails na. Checken wat je werknemer allemaal doet op het internet is dan ook niet zo moeilijk.

Maar daarnaast kijken veel bedrijven ook nog eens naar de berichten op het antwoordapparaat, of naar de nummers die gebeld zijn geweest en hoeveel tijd aan de telefoon is doorgebracht.

Sommige organisaties vinden dit een inbreuk op het recht van privacy. Dit is allemaal natuurlijk vatbaar voor discussie, maar over het algemeen wordt aangenomen dat een nieuwe werknemer moet worden ingelicht over de regels van het bedrijf inzake controle op het werk. Als hij hier niet mee akkoord is, hoeft hij ook niet te komen werken bij het bedrijf in kwestie.

In ieder geval worden hier 12 tips meegegeven om toch enige privacy op het werk te houden. Natuurlijk hangt dit af van waar je werkt en in hoeverre er gecontroleerd wordt op je werk.

Als je bezorgd bent in hoeverre je je op het werk mag bezighouden met privézaken, is het aangeraden om de regels van je eigen bedrijf eens door te lezen. Natuurlijk ben je nog altijd op je werk om te werken.

1. Gebruik je e-mailadres van het werk niet voor persoonlijke berichten.

2. Ga er altijd van uit dat je berichten kunnen nagelezen worden door anderen.

3. Hou je paswoord voor jezelf, en vertel het niet door aan anderen.

4. Blijf weg van websites die ook maar een beetje kunnen provoceren.
Voor je het weet praat heel je bedrijf over je zaken. Blijf dus weg van online banking sites, of online lingerie shopsites.

5. Verwijder de coockies.
Zij zorgen ervoor dat websites je herkennen als je een volgend bezoek brengt.

6. Zet je computer af.
Als je van je bureau weggaat, sluit je computer dan af. Iedereen die voorbijkomt kan stiekem kijken waar je onlangs naartoe bent gesurft, of ze kunnen in je e-mails geraken.

7. Betaal je rekeningen thuis.

8. Laat niemand in je loonbrieven kijken.

9. Maak een slot aan je bureau als je niet wilt dat anderen het kunnen doorzoeken.

10. Let op wat je zegt en tegen wie je het zegt.

11. Kom op tijd naar het werk.

12. Gebruik geen kredietkaard van je bedrijf voor persoonlijke aankopen.